Łączy kontekst
Brief, oferty, portfolio, decyzje menedżera i dokumenty trafiają do jednego procesu.
Problem
Po co ten system
Przy wyborze wykonawcy łatwo zgubić szczegóły. Jedna oferta ma dobry budżet, druga mocniejsze portfolio, trzecia działa tylko przez platformę, a czwarta nie podaje ceny.
Ten projekt porządkuje wybór wykonawcy. AI czyta brief, porównuje oferty i dokumenty, a menedżer dostaje krótką rekomendację z ryzykami zamiast ręcznego przeklejania informacji.
Która oferta jest najlepsza?
Czego brakuje?
Czy portfolio to potwierdza?
Logika agenta
Pilnuje kontekstu, a nie tylko kolejności modułów
Agent pilnuje, co już wiadomo o projekcie, czego brakuje i kto powinien zrobić następny krok. Czasem przechodzi dalej, czasem wraca z pytaniem, a czasem zatrzymuje sprawę do sprawdzenia.
Wybiera ścieżkę
Inaczej obsługuje kontakt mailowy, wykonawcę z platformy i ofertę z brakami.
Zatrzymuje się przy decyzjach
Przy wyborze wykonawcy i dokumentach czeka na człowieka, zamiast działać samodzielnie.
Przenosi ustalenia
Dane z ofert i PDF-ów trafiają dalej do dokumentu, maila i karty w Trello.
Proces
Jak przebiega proces
Każdy krok zostawia ślad w Airtable. Widać, co już zrobiło AI, gdzie potrzebna jest decyzja i jaki jest następny krok.
Brief projektu
Zapytanie ofertowe
Analiza ofert
Portfolio PDF
Rekomendacja
Decyzja menedżera
Pytania do wykonawcy
Pakiet dokumentowy
Podpisany PDF
Start w Trello
Make
Scenariusze Make
Podzieliłem proces na mniejsze scenariusze. Każdy ma jasne wejście, wynik i status, więc łatwo sprawdzić, gdzie znajduje się sprawa.
AnalizaBrief, oferty i PDF-y są czytane przez AI.
DecyzjeMenedżer wybiera dalszą akcję przez Slack, Gmail albo link decyzyjny.
Start projektuPo podpisanym dokumencie system tworzy projekt w Trello.
1_1
Brief na zapytanie
AI czyta surowy opis projektu i zamienia go w wymagania, braki, kryteria oceny oraz format odpowiedzi dla wykonawców.
1_2
Analiza ofert
System pobiera oferty, porównuje je z wymaganiami i zapisuje cenę, termin, zakres, ryzyka, braki oraz ocenę dopasowania.
Efektem nie jest samo streszczenie. Oferta zostaje zamieniona w dane, które można porównać.1_3
Portfolio PDF
AI sprawdza, czy przykłady z portfolio potwierdzają wymagania z briefu: Airtable, Make, Slack, raporty i dokumentację.
1_4
Rekomendacja
Agent zbiera oferty i wyniki analizy portfolio, wskazuje najlepszą opcję, dopisuje wariant zapasowy i wysyła krótkie podsumowanie do menedżera.
1_5
Decyzja przez link
Menedżer wybiera dalszy krok: akceptuje ofertę, prosi o pytania, wybiera opcję zapasową, odrzuca albo kieruje sprawę do ręcznej kontroli.
1_6
Draft pytań
AI przygotowuje pytania do wykonawcy na podstawie braków, ryzyk i portfolio. Jeśli można pisać mailem, powstaje wersja robocza w Gmailu. Jeśli nie, sprawa trafia do menedżera.
1_7
Decyzja po doprecyzowaniu
Po odpowiedzi wykonawcy menedżer podejmuje finalną decyzję. Link decyzyjny jest zabezpieczony przed ponownym użyciem.
1_8
Rekord startu projektu
Po wyborze wykonawcy system tworzy osobny rekord dokumentów i podpina go pod projekt oraz wybraną ofertę.
1_9
Pakiet dokumentowy
AI porządkuje ustalenia pod dokument: zakres, cenę, termin, dostępy, ryzyka, prawa i checklistę dla menedżera.
1_10
Podpisany dokument PDF
Agent pobiera zwrócony PDF, zamienia go na tekst i wyciąga datę startu, status dokumentu, ustalenia oraz brief do startu projektu.
1_11
Start projektu
Ostatni scenariusz tworzy tablicę i kartę w Trello, wysyła mail startowy i zapisuje link do projektu w Airtable.
AI
Gdzie działa AI
AI ma tu kilka konkretnych zadań: czyta brief, porównuje dane, wskazuje braki i przygotowuje materiały, które trafiają do człowieka.
Brief i zapytanie
AI wyciąga budżet, termin, wymagania, braki i format odpowiedzi dla wykonawców.
Ocena ofert
Każda oferta dostaje ocenę dopasowania, ryzyka, braki i prosty status: polecana, zapasowa, odrzucona albo do sprawdzenia.
Portfolio PDF
System sprawdza przykłady z portfolio, a nie tylko deklaracje z oferty.
Rekomendacja
AI wskazuje najlepszą ofertę, dopisuje opcję zapasową i przygotowuje krótkie uzasadnienie dla menedżera.
Pytania do wykonawcy
Pytania wynikają z braków, ryzyk i portfolio, a nie z ogólnego szablonu.
Pakiet dokumentowy
AI porządkuje ustalenia do dokumentu i checklistę rzeczy do sprawdzenia.
Podpisany PDF
Agent czyta zwrócony dokument i przenosi daty oraz ustalenia do Airtable.
Brief startowy
Na końcu powstaje krótki opis startowy dla Trello, maila i zespołu.
Screeny
Efekt w narzędziach
Poniżej widać efekt pracy agenta: zapytanie ofertowe, analizę ofert, portfolio, decyzje, dokumenty i start projektu.
Ocena ofert
Menedżer widzi cenę, termin, zakres, ocenę dopasowania, ryzyka i status przy każdej ofercie.
Portfolio jako dowód
System sprawdza, czy PDF potwierdza podobne wdrożenia i zapisuje dowody w Airtable.
Rekomendacja dla menedżera
OF-401 zostaje wybrany jako najlepsza oferta, a OF-403 jako droższa opcja zapasowa.
Mail z rekomendacją
Menedżer dostaje krótkie podsumowanie z ceną, terminem, oceną oferty, portfolio i ryzykami.
Decyzja jednym kliknięciem
Menedżer może zaakceptować ofertę, wybrać opcję zapasową, poprosić o pytania albo skierować sprawę do ręcznej kontroli.
Draft pytań
Pytania dotyczą architektury Airtable, scenariuszy Make, monitoringu, dokumentacji i wsparcia.
Checklisty dla menedżera
Menedżer dostaje listę rzeczy do sprawdzenia przed dokumentem i dalszym krokiem.
Odczyt podpisanego PDF-a
System przenosi datę startu, status dokumentu i ustalenia do Airtable.
Projekt startuje w Trello
Karta zawiera zakres, terminy, pierwsze kroki, kryteria odbioru i ryzyka z całego procesu.
Mail startowy
Po utworzeniu przestrzeni projektowej wykonawca dostaje mail z ustaleniami i linkiem.
Kontrola
Co jeśli dane są niepełne
Proces ma alternatywne drogi i zabezpieczenia. To ważne, bo w firmie dane nie zawsze są kompletne.
Ścieżki awaryjne i ręczna kontrola
System rozpoznaje różne przypadki: kontakt mailowy, kontakt tylko przez platformę, nieznany kanał kontaktu, brak PDF-a, błąd analizy, błąd formatu danych, nieaktywny link i potrzebę ręcznej kontroli.
kontakt mailowytylko platformanieznany kanałręczna kontrolaponowienie próbyścieżka zapasowabłąd danychbłąd analizy
Przykład zabezpieczenia: drugi klik w ten sam link nie uruchamia procesu ponownie.
Efekt
Co pokazuje ten projekt
Projekt prowadzi sprawę przez analizę, decyzje, dokumenty i start współpracy z wykonawcą.
Mniej ręcznej analizy
Oferty, PDF-y i dokumenty trafiają do jednego procesu, zamiast krążyć między mailami.
Decyzje z kontekstem
Menedżer dostaje powody wyboru, opcję zapasową, ryzyka i braki do doprecyzowania.
Kontrola człowieka
AI rekomenduje i przygotowuje materiały, ale finalna decyzja zostaje po stronie menedżera.
Gotowy start
Po podpisanym dokumencie powstaje karta Trello, mail i status w Airtable.
MakeAirtableOpenAIGmailSlackTrelloGoogle DrivePDF → tekst